Uyttenboogaart-Eliasen Stichting

Anagyrus_pseudococci.jpg

GUIDELINES FOR THE APPLICATION OF SUBSIDIES

(available as PDF under "subsidieaanvraagformulier") 


Subsidies of the Uyttenboogaart-Eliasen Foundation (UES) are granted to projects in the field of Entomology regarding promotion of the Entomological discipline.

UES also has the possibility to supply Entomologists with equipment.

Elsewhere on this website an overview is given of UES-subsidies that over the past years have been granted.

The “GENERAL GUIDELINES” are relevant for all applications. Under "SPECIFIC GUIDELINES" additional guidelines and comments for specific projects are stated.

 

GENERAL GUIDELINES


A project regarding promotion of the Entomological discipline can be a research project, collecting expedition, study travel, publication or attending a congress/symposium.

All applications have to be submitted by using the form that is downloadable from this website. Applications that do not adhere to this format will not be considered.

The deadlines for submission of applications are April 15 and November 15, for the respective board meetings in May and December. 

Only one project per applicant can be submitted per meeting.

Projects that have already been started or have already been completed before the deadline are not eligible for subsidization.

Entomological activities that are part of bachelor or master student projects are not eligible for subsidization by the UES. There is no support available for scholarships. Only in exceptional cases mentioned under “Specific Guidelines” BSc or MSc students may be allowed subsidies to visit a conference/symposium. 

Applications should be made by the person concerned itself. In case a project involves more than one person, each person should apply separately, and clearly indicate the contribution of him/herself.

A detailed budget for the requested amount of money has to be provided, in addition to an overview of the total costs of the activity. If financial support for this project has been requested at other funding institutions, this has to be included in the budget, with the result achieved. Also, if applicable, financial contributions of the applicant have to be included in the budget as well (see application form).

Personnel costs are generally not subsidized.

If a project is conducted in the service of an organization, the contribution of this organization has to be indicated and supporting documents have to be added.

The application needs to clearly indicate how the project will promote entomology in the Netherlands.

A written report, including a financial overview, has to be submitted to the Secretariat within one month after the end date of the subsidized time period of the project. Unused subsidies have to be refunded.

The support by the UES should be mentioned in each publication that may result from a subsidized activity.

The Board of the UES reserves the right to reject applications without motivation.

 

SPECIFIC GUIDELINES


INTERNATIONAL TRAVEL FOR STUDY

It should be made explicit in the application whether the project involves a new project or an activity linked to previous or ongoing projects.

 

COLLECTING EXPEDITION   

It should be made explicit in the application whether the project involves a new study or an activity linked to previous or ongoing projects

In starting the collecting expedition the applicant has to be in possesion of all necesarry visa, investigation-,export- and importpermissions for entomological material. The applicant has to realize that absence of these permissions can not only get himself into trouble but also, directly or indirectly, harm Dutch entomology.

Applicants are attended that starting December 10th 2014 collected material is subject tot the Nagoya Protocol.

The UES does not accept any responsibility in case the applicant fails on one or more of the conditions mentioned before.  

The collected entomological material resulting from collecting expeditions subsidized by the UES should at an appropriate time be transferred to one of the scientific entomological museums in the Netherlands. This museum should be indicated in the application. Certain Museums do not accept new material without the necesarry documentation.

If social media, for example blogs or websites, are used to inform others about the expedition that is subsidized by UES, the logo of UES as subsidizing institution should be included.

 

ENTOMOLOGICAL PUBLICATIONS

Any written publication completely or partly subsidized by the UES should include the logo of UES.

 

CONGRESSES/SYMPOSIA

For subsidizing the attendance of relevant international scientific meetings (congresses and symposia), the applicant should give an oral presentation or poster as the first author. Congress participation supported by the UES is expected to support or strengthen the position of the Netherlands in the international entomological world.

UES subsidy for congresses/symposia is subject to the following limits: the maximum for congress travel within Europe amounts to € 500. For congress travel outside Europe the maximum amount is € 1,000.

If awarded, the presentation or poster should include the logo of UES as funding agency.

The UES offers PhD students the opportunity to obtain a contribution for attending an international congress only once within the framework of their doctoral research for the personal presentation of the final study results.

MSc-students may in special cases, as an exception to the general rule, apply once for support for congress participation. In accordance with the conditions for applying PhD students such MSc-students should personally present their results during the conference.

All PhD/MSc student applications must be accompanied by a letter of support of their (co-) promoter or supervisor.

 

EQUIPMENT

UES grants the possibility to borrow equipment owned by UES. In these cases the applicant has to approach the secretary of the UES. 

 

THE NAGOYA PROTOCOL (NP)

Material collected during collection expeditions subsidized by UES in principle is subject to the regulations of EU Regulation 511/2014, in which the implementation of the Nagoya Protocol in de European Union has been arranged. The NP has not yet been ratified by the Netherlands but the conditions are allready in force. It’s beyond the scope of this website to discuss all aspects of the NP and the EU Regulation. In fact the insects are considered as genetic material in view of the NP.

 

For further orientation we refer to the website mentioned below.

http://www.absfocalpoint.nl/ 

https://www.wageningenur.nl/upload_mm/7/c/6/6c298012-12d1-45e5-b730-84ea4deeb081_Regulation%20ne.pdf 

 

 

RICHTLIJNEN VOOR SUBSIDIEVERSTREKKING DOOR DE UE-STICHTING
(beschikbaar als PDF onder de tab subsidieaanvraagformulier)

De Uyttenboogaart-Eliasen Stichting (UES) verleent subsidies ten behoeve van
activiteiten waarmee de kennis van de entomologie in Nederland wordt bevorderd. De
UES heeft eveneens de mogelijkheid om aan entomologen apparatuur, al dan niet in
bruikleen, te verstrekken.

Elders in deze website is een overzicht opgenomen van subsidies die gedurende de
afgelopen jaren door de UES zijn verleend.

Onderstaande “ALGEMENE RICHTLIJNEN” zijn voor alle aanvragen van belang.
Onder “SPECIFIEKE RICHTLIJNEN” volgen nog enkele opmerkingen bij aanvragen voor
specifieke activiteiten.

ALGEMENE RICHTLIJNEN
Een activiteit gericht op de bevordering van de entomologie kan betreffen: een
onderzoeksproject, natuurbeschermingsproject, verzamelreis, studiereis,
onderzoeksstages, publicatie of het bijwonen van een congres c.q. symposium.

Alle aanvragen voor subsidie dienen te worden ingediend door middel van het passende
aanvraagformulier. Er zijn 5 verschillende formulieren voor onderscheiden activiteiten.
Ze kunnen vanaf deze website worden gedownload.

De aanvragen dienen voor 15 april, respectievelijk voor 15 november, voor behandeling
in de betreffende bestuursvergaderingen van mei en december, bij het secretariaat van
de stichting op het juiste formuler te zijn ingediend.

Op andere wijze ingediende aanvragen worden niet in behandeling genomen.
In de aanvraag dient te worden aangegeven hoe de te subsidiëren activiteit de
entomologie in Nederland bevordert.

Per aanvrager kan per subsidieronde slechts voor één activiteit een aanvraag worden
ingediend.

Aanvragen dienen door de belanghebbende zelf ingediend te worden.

Indien in het kader van een activiteit door meerdere personen subsidie wordt gevraagd,
dient ieder van deze personen een afzonderlijke aanvraag voor de door hem/haar
gevraagde subsidie in te dienen. Dit onder duidelijke vermelding van de individuele rol
in het gezamenlijke project en financiële bijdrage.

Een subsidieaanvraag dient vergezeld te gaan van een volledige begroting voor het
bedrag van de aanvraag. De totale kosten van de activiteit dienen onderdeel uit te
maken van deze begroting. Indien van toepassing dienen ook de inkomsten van de
activiteit vermeld te worden, inclusief bijdragen van derden en eigen bijdragen van de
aanvrager (zie aanvraagformulier). Indien bij andere instellingen voor de
desbetreffende activiteit ook een aanvraag is ingediend, dient dit, met het beoogde of
behaalde resultaat, te worden gemeld. Het aanvragen van subsidies bij andere
instellingen wordt sterk aanbevolen, deze dienen duidelijk op het formulier aangegeven
te zijn, ook als ze nog in behandeling zijn.

Personele kosten worden in het algemeen niet gesubsidieerd.

Activiteiten die voor bovengenoemde uiterste indiendata al zijn gestart of al zijn
afgesloten komen niet meer voor subsidiëring in aanmerking.

Indien een activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd in dienst van een organisatie
wordt verricht dient de bijdrage van deze organisatie in de aanvraag vermeld te worden,
onder overlegging van bewijsstukken hiervoor.

Binnen één maand na afloop van de gesubsidieerde activiteit dient een kort schriftelijk
verslag, tezamen met een financiële verantwoording, aan het secretariaat van de UES te
worden gezonden. Gelden die niet worden aangesproken dienen te worden teruggestort.
Als de gesubsidieerde activiteit uitmondt in een publicatie, dient daarin de UES als
subsidiegever te worden vermeld.

Het bestuur behoudt zich het recht voor zonder opgave van redenen aanvragen af te
wijzen.

SPECIFIEKE RICHTLIJNEN

BUITENLANDSE STUDIEREIZEN 

Bij de aanvraag van subsidie voor een buitenlandse studiereis dient aangegeven te
worden of het een nieuwe activiteit betreft dan wel dat het aansluit bij voorgaande of
lopende activiteiten.

BUITENLANDSE VERZAMELREIZEN
Bij de aanvraag van subsidie voor een buitenlandse verzamelreis dient aangegeven te
worden of het een nieuwe activiteit betreft dan wel dat het aansluit bij voorgaande of
lopende activiteiten. Bij verlening van de geheel of gedeeltelijk gevraagde subsidie zijn
nog de volgende voorwaarden van toepassing.

Bij de aanvang van de verzamelreis dient de aanvrager de nodige visa, onderzoeks-,
uitvoer- en invoervergunningen voor entomologisch materiaal in bezit te hebben. De
aanvrager dient zich er rekenschap van te geven dat het ontbreken van dergelijke
vergunningen niet alleen hemzelf in moeilijkheden kan brengen, maar ook direct en
indirect schade kan berokkenen aan de Nederlandse entomologie.

Aanvragers wordt erop attent gemaakt, dat vanaf 10 december 2014 het verzamelde
materiaal tevens is onderworpen aan het Nagoya Protocol (zie hieronder). De UES
aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het geval de aanvrager op één of meer
van bovengenoemde voorwaarden in gebreke blijft.

Materiaal dat uit gesubsidieerde verzamelreizen resulteert, dient afgestaan te worden
aan een van de wetenschappelijke entomologische musea in Nederland. Dit museum
dient in het aanvraagformulier voor de subsidie te worden aangegeven. Sommige musea
aanvaarden geen nieuw materiaal zonder de benodigde bescheiden.

Indien sociale media, bv. blogs of websites, worden gebruikt om anderen omtrent de
door UES gesubsidieerde verzamelreis te informeren, dient hierin tevens het logo van de
UES te worden opgenomen.

BUITENLANDSE ONDERZOEKSSTAGES (BSc en MSc)
Internationale reiskosten voor universitaire- en HBO-afstudeerstages zijn onder
bepaalde voorwaarden sinds begin 2018 subsidiabel. Studenten aan Nederlandse
onderwijsinstellingen (zowel universitair als HBO) kunnen tijdens hun studietijd
éénmalig subsidie aanvragen voor reiskosten (tot een maximum van €1.000,-) die
gepaard gaan met een entomologische onderzoeksstage in het buitenland. Hierbij dient
het bij de aanvraag duidelijk te zijn dat het onderzoek een entomologisch onderwerp
betreft.

Aanvragen voor afstudeerstages dienen vergezeld te gaan met een aanbevelingsbrief
van de begeleider van de Nederlandse onderwijsinstelling. Binnen één maand na afloop
van de gesubsidieerde stage dient een kort schriftelijk verslag, tezamen met een
financiële verantwoording, aan het secretariaat van de UES te worden gezonden.
Bovendien dient voor afstudeerprojecten het stageverslag naar de UES te worden
gestuurd.

Gelden die niet worden aangesproken dienen te worden teruggestort. Het aanvragen
van cofinanciering bij andere subsidieverstrekkers wordt sterk aanbevolen, deze dienen
duidelijk op het formulier aangegeven te zijn, ook als deze nog in behandeling zijn.

PUBLICATIES OP ENTOMOLOGISCH GEBIED
Indien een uitgave (mede) door de UES is gesubsidieerd dient het logo van de UES in de
publicatie te worden opgenomen. Indien dit niet mogelijk is dient de UES in de
acknowledgements vermeld te worden.

CONGRESSEN/SYMPOSIA
Uitgangspunt bij het subsidiëren van het bijwonen van internationale wetenschappelijke
congressen en symposia is dat de aanvrager van de subsidie op de betreffende
bijeenkomst zelf een lezing houdt dan wel, als eerste auteur, een poster presenteert.
Tevens dient hierbij de positie van Nederland in de internationale entomologenwereld
te worden ondersteund c.q. versterkt.

Voor deze subsidiëring gelden de volgende grenzen: De maximale subsidie voor een
congres binnen Europa bedraagt € 500, voor een congres buiten Europa wordt
maximaal een bedrag van € 1.000 beschikbaar gesteld Indien een
congres/symposiumbezoek (mede) door de UES is gesubsidieerd dient het logo van de
UES in de presentatie c.q. op de poster te worden opgenomen.

De UES stelt promovendi (PhD studenten) eenmalig in de gelegenheid, in het kader van
hun promotieonderzoek, een subsidie aan te vragen voor het bijwonen van een
congres/symposium, voor de presentatie van de eigen onderzoeksresultaten op een
internationaal congres.

MSc studenten kunnen, als uitzondering op de algemene regel, eveneens éénmalig voor
een vergoeding voor congres/symposiumbezoek in aanmerking komen.
Overeenkomstig de voorwaarden voor promovendi dienen ook zij tijdens het congres
een presentatie betreffende hun studieresultaten te houden.
Alle subsidieaanvragen van PhD c.q. MSc studenten dienen vergezeld te gaan van een
aanbevelingsbrief van de betreffende (co)promotor of studiebegeleider.

APPARATUUR
De UES beschikt over apparatuur die ter leen kan worden verstrekt. Hiertoe dient de
aanvrager zich tot het secretariaat van de UES te wenden. Beschikbaar materiaal wordt
middels een bruikleenovereenkomst uitgeleend.

HET NAGOYA PROTOCOL (NP)
Het materiaal dat wordt verzameld tijdens de door UES gesubsidieerde activiteit, valt in
principe onder de bepalingen van de EU. Verordening 511/2014, waarin de
implementatie van het Nagoya Protocol in de Europese Unie is geregeld. Het NP is
inmiddels ook door Nederland geratificeerd. Het gaat in dit kader te ver om de vele
aspecten van het NP en de Verordening te bespreken. Vast staat, dat ook insecten
beschouwd worden als genetisch materiaal in de zin van het NP.
Voor verdere oriëntatie wordt de lezer verwezen naar de websites:
http://www.absfocalpoint.nl/